Blogs
Darbinieku digitālie apliecinājumi ar Oversee
Mūsu ikdienas dzīvē šobrīd ļoti lielas korekcijas ievieš Covid-19 pandēmija, kas mums liek ātri pielāgoties un strādāt attālināti vai samazinātā skaitā klātienē. Arī mēs ievērojam noteiktos ierobežojumus un izteikti izjūtam, ka šobrīd no biroja telpām strādā mazāk darbinieku nekā ierasts, kas nozīmē, ka nepieciešams ieguldīt vairāk laika, lai apzinātu darbinieku veselības stāvokli gan par tiem darbiniekiem, kuri strādā attālināti, gan arī nodrošināt drošu darba vidi uzņēmuma telpās klātienē.
Šībrīža prasības darbam birojā
Šobrīd, lai nodrošinātu drošu vidi darba telpās, darbiniekiem ir nepieciešams rakstiski apliecināt, ka nav Covid-19 infekcijas simptomi un tie var atrasties darba telpās. Ierastajā kārtībā personāla vadītājs sagatavo apliecinājumus papīra veidā, kurus darbiniekam jāparaksta un jāiesniedz atpakaļ. Šādu dokumentu sagatavošana prasa laiku, resursus un pēc tam uzglabāšanu arhīvā vairākus gadus.
Šobrīd procesu digitalizācija, tehnoloģiskā attīstība un iespējas, ļauj mums strādāt efektīvāk, iegūt un apmainīties ar informāciju ātrākā veidā, to uzglabāt digitāli bez papīra izdruku veidošanas, kas ir šī brīža laikmetam atbilstoši.
Oversee atslogo personāla vadītāju
Uzklausot, personāla vadītāju vajadzības, viena no tām ir iespēja vienotā sistēmā iegūt datus par darbiniekiem. Esam radījuši The Oversee, kas ir digitāla sistēma efektīvai organizācijas resursu pārvaldībai, izmaksu samazināšanai un produktivitātes celšanai. Viena no iespējām, ko piedāvā Oversee ir veidot darbinieku aptaujas, ar kuras palīdzību vienotā sistēmā iespējams saņemt iesniegtās atbildes. Tādā veidā savlaicīgi iegūstam informāciju, kā jūtas darbinieki.
Jautājumu veidošanā pieeja katram uzņēmumam ir individuāla un Oversee var izveidot jautājumus ar dažāda veida atbilžu iespējām vai arī veidot atvērtā tipa jautājumus, kur darbinieks var ievadīt brīvā formā rakstisku informāciju.
Oversee nodrošina apliecinājumu iesniegšanu, kur darbinieks digitāli apliecina, ka viņš ir informēts par aktuālajām darba drošības prasībām. Šādā veidā šobrīd tiek nodrošināta arī apliecinājumu iesniegšana par COVID-19 simptomu neesamību un darbinieks drīkst atrasties darba telpās.
Kā tiek veikta atbilžu un apliecinājumu iesniegšana
Oversee ir pieejama gan mājas lapa, gan mobilā lietotne. Piemēram, lai iesniegtu atbildes nepieciešams veikt dažus soļus:
1. solis – pieslēgties lietotnē ar lietotājam piešķirtiem autorizācijas datiem;
2. solis – pēc autorizācijas lietotnē tiek piedāvāts skenēt Oversee sistēmā uzģenerētu QR kodu;
3. solis – Noskenējot kodu, tiek piedāvāti aptaujas jautājumi
4. solis – Tiek piedāvāts apliecināt, piemēram, COVID-19 simptomu neesamību.
Pēc šo soļu veikšanas esat veiksmīgi apstiprinājis apliecinājumu. Darba dienas beigās, jāveic QR koda skenēšana, lai reģistrētu došanos mājas.
Oversee lietotnes piemēri:
Vai apliecinājumam ir juridisks spēks?
Jā! Šāda veida apliecinājums ir atbilstošs, lai izpildītu Ministru kabineta 2021.gada 9.oktobra rīkojuma nr.720. punktā 5.49.10. noteikto. Lai sistēmā iesniegtie apliecinājumi būtu atbilstoši noteikumiem, pietiek, ja uzņēmumā tiek papildināti Iekšējie kārtības noteikumi, ka apliecinājumu iesniegšanai tiek organizēta digitāli, izmantojot Oversee. Jāpapildina iekšējo procedūru apraksti un rīcība, ja šie noteikumi tiek pārkāpti.
Mūsdienās informācijas aprites ātrums, datu saņemšana un manuālu darbību aizstāšana ar digitāliem rīkiem, ir noteicošs faktors darba efektivitātes celšanā. Digitālu rīku un tehnoloģiju izmantošana ikdienas darbu veikšanā šos procesus spēj paātrināt, datu pieejamība dod iespēju ātri reaģēt uz notiekošo un pieņemt lēmumus, kuri balstīti uz datiem. Esam gandarīti, ka esam radījuši vienkāršu, draudzīgu risinājumu uzņēmumiem, kuru ērti var izmantot gan darbinieki, gan vadītāji un kurš spēj palīdzēt apkārtējai videi.
